# Shopper privacy notice

> A template section for your privacy policy describing the ShopAssist chat, available in 11 languages with placeholders.

Source: https://shopassist.coec.dk/docs/compliance/shopper-privacy-notice · Updated 2026-10-01

Add this section to your store's privacy policy and replace the highlighted placeholders. It describes what the chat assistant processes, why, with whom it is shared and for how long. Adapt it to the features you use.

| Placeholder | Filled with |
| --- | --- |
| `{ai_provider_sentence}` | Managed AI: "Microsoft Azure OpenAI (EU), Mistral AI (EU) or Google Vertex AI (EU)". Your own key: "{provider}, under our agreement with them". |
| `{retention_days}` | The conversation retention in days (Privacy & data → Retention). |
| `{delete_on_close_clause}` | Empty, or ", or straight away if you close the chat" when conversations are deleted on close. |
| `{lead_months}` | The sign-up retention in months. |
| `{bis_days}` | The back-in-stock retention in days. |
| `{handoff_clause}` | Empty, or a short note on how a person takes over (for example " by writing 'human' in the chat"). |
| `{store_contact}` | Your privacy contact (email address or contact page). |
| `{cookie_policy_link}` | A link to your cookie policy. |

### English [#notice-en]

> **Chat assistant.** Our store uses an AI chat assistant, ShopAssist, provided by COEC (Denmark) and hosted in the EU. We are responsible for your data; ShopAssist processes it on our behalf.
>
> **What is processed:** the messages you write and any photos you upload (photos are deleted after 24 hours); your orders when you're signed in or verify an order with a code we email you; your email address and name if you give them; technical data such as your language and the page you're on. Card numbers and ID numbers you type are removed automatically.
>
> **Why:** to answer your questions, help you shop and handle your orders (contract), and to improve our customer service (legitimate interest). With your consent: newsletters, and analytics that remember your device.
>
> **AI providers:** {ai_provider_sentence}.
>
> **How long:** conversations are deleted {retention_days} days after they end{delete_on_close_clause}; sign-ups after {lead_months} months without activity; back-in-stock alerts after they're sent or after {bis_days} days.
>
> **You're talking to an AI.** You can ask for a person at any time{handoff_clause}.
>
> **Your rights:** access, correction, deletion, restriction, objection and portability. Contact us at {store_contact}. You can complain to your data protection authority.
>
> **Storage on your device:** nothing until you open the chat. See {cookie_policy_link} for the details.
>

### Danish [#notice-da]

> **Chatassistent.** Vores butik bruger en AI-chatassistent, ShopAssist, som leveres af COEC (Danmark) og hostes i EU. Vi er ansvarlige for dine data; ShopAssist behandler dem på vores vegne.
>
> **Hvad der behandles:** de beskeder, du skriver, og de billeder, du uploader (billeder slettes efter 24 timer); dine ordrer, når du er logget ind eller bekræfter en ordre med en kode, vi sender dig på e-mail; din e-mailadresse og dit navn, hvis du oplyser dem; tekniske data såsom dit sprog og den side, du er på. Kortnumre og CPR- eller ID-numre, du skriver, fjernes automatisk.
>
> **Hvorfor:** for at besvare dine spørgsmål, hjælpe dig med at handle og håndtere dine ordrer (aftale) og for at forbedre vores kundeservice (legitim interesse). Med dit samtykke: nyhedsbreve og statistik, der genkender din enhed.
>
> **AI-udbydere:** {ai_provider_sentence}.
>
> **Hvor længe:** samtaler slettes {retention_days} dage efter, at de er afsluttet{delete_on_close_clause}; tilmeldinger efter {lead_months} måneder uden aktivitet; påmindelser om varer på lager, når de er sendt, eller efter {bis_days} dage.
>
> **Du taler med en AI.** Du kan til enhver tid bede om at tale med et menneske{handoff_clause}.
>
> **Dine rettigheder:** indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning, indsigelse og dataportabilitet. Kontakt os på {store_contact}. Du kan klage til Datatilsynet eller din lokale databeskyttelsesmyndighed.
>
> **Lagring på din enhed:** intet, før du åbner chatten. Se {cookie_policy_link} for detaljer.
>

### German [#notice-de]

> **Chat-Assistent.** Unser Shop nutzt einen KI-Chat-Assistenten, ShopAssist, bereitgestellt von COEC (Dänemark) und in der EU gehostet. Wir sind für Ihre Daten verantwortlich; ShopAssist verarbeitet sie in unserem Auftrag.
>
> **Was verarbeitet wird:** die Nachrichten, die Sie schreiben, und Fotos, die Sie hochladen (Fotos werden nach 24 Stunden gelöscht); Ihre Bestellungen, wenn Sie angemeldet sind oder eine Bestellung mit einem Code bestätigen, den wir Ihnen per E-Mail senden; Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Name, wenn Sie sie angeben; technische Daten wie Ihre Sprache und die Seite, auf der Sie sich befinden. Kartennummern und Ausweisnummern, die Sie eingeben, werden automatisch entfernt.
>
> **Warum:** um Ihre Fragen zu beantworten, Sie beim Einkauf zu unterstützen und Ihre Bestellungen zu bearbeiten (Vertrag) sowie um unseren Kundenservice zu verbessern (berechtigtes Interesse). Mit Ihrer Einwilligung: Newsletter und Analysen, die Ihr Gerät wiedererkennen.
>
> **KI-Anbieter:** {ai_provider_sentence}.
>
> **Wie lange:** Gespräche werden {retention_days} Tage nach ihrem Ende gelöscht{delete_on_close_clause}; Anmeldungen nach {lead_months} Monaten ohne Aktivität; Benachrichtigungen bei Wiederverfügbarkeit nach dem Versand oder nach {bis_days} Tagen.
>
> **Sie sprechen mit einer KI.** Sie können jederzeit nach einem Menschen fragen{handoff_clause}.
>
> **Ihre Rechte:** Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch und Datenübertragbarkeit. Kontaktieren Sie uns unter {store_contact}. Sie können sich bei Ihrer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren.
>
> **Speicherung auf Ihrem Gerät:** nichts, bevor Sie den Chat öffnen. Einzelheiten finden Sie unter {cookie_policy_link}.
>

### Swedish [#notice-sv]

> **Chattassistent.** Vår butik använder en AI-chattassistent, ShopAssist, som tillhandahålls av COEC (Danmark) och driftas inom EU. Vi ansvarar för dina uppgifter; ShopAssist behandlar dem för vår räkning.
>
> **Vad som behandlas:** meddelandena du skriver och foton du laddar upp (foton raderas efter 24 timmar); dina beställningar när du är inloggad eller bekräftar en beställning med en kod som vi mejlar dig; din e-postadress och ditt namn om du uppger dem; tekniska uppgifter som ditt språk och sidan du befinner dig på. Kortnummer och personnummer eller ID-nummer som du skriver tas bort automatiskt.
>
> **Varför:** för att svara på dina frågor, hjälpa dig att handla och hantera dina beställningar (avtal) och för att förbättra vår kundtjänst (berättigat intresse). Med ditt samtycke: nyhetsbrev och statistik som känner igen din enhet.
>
> **AI-leverantörer:** {ai_provider_sentence}.
>
> **Hur länge:** konversationer raderas {retention_days} dagar efter att de avslutats{delete_on_close_clause}; anmälningar efter {lead_months} månader utan aktivitet; bevakningar av varor i lager när de har skickats eller efter {bis_days} dagar.
>
> **Du pratar med en AI.** Du kan när som helst be om att få prata med en människa{handoff_clause}.
>
> **Dina rättigheter:** tillgång, rättelse, radering, begränsning, invändning och dataportabilitet. Kontakta oss på {store_contact}. Du kan klaga hos din dataskyddsmyndighet.
>
> **Lagring på din enhet:** ingenting förrän du öppnar chatten. Se {cookie_policy_link} för detaljer.
>

### Norwegian Bokmål [#notice-nb]

> **Chatteassistent.** Butikken vår bruker en AI-chatteassistent, ShopAssist, som leveres av COEC (Danmark) og driftes i EU. Vi er ansvarlige for opplysningene dine; ShopAssist behandler dem på våre vegne.
>
> **Hva som behandles:** meldingene du skriver og bildene du laster opp (bilder slettes etter 24 timer); bestillingene dine når du er logget inn eller bekrefter en bestilling med en kode vi sender deg på e-post; e-postadressen og navnet ditt hvis du oppgir dem; tekniske data som språket ditt og siden du er på. Kortnumre og fødselsnumre eller ID-numre du skriver, fjernes automatisk.
>
> **Hvorfor:** for å svare på spørsmålene dine, hjelpe deg med å handle og håndtere bestillingene dine (avtale), og for å forbedre kundeservicen vår (berettiget interesse). Med ditt samtykke: nyhetsbrev og statistikk som gjenkjenner enheten din.
>
> **AI-leverandører:** {ai_provider_sentence}.
>
> **Hvor lenge:** samtaler slettes {retention_days} dager etter at de er avsluttet{delete_on_close_clause}; påmeldinger etter {lead_months} måneder uten aktivitet; varsler om varer på lager når de er sendt, eller etter {bis_days} dager.
>
> **Du snakker med en AI.** Du kan når som helst be om å snakke med et menneske{handoff_clause}.
>
> **Dine rettigheter:** innsyn, retting, sletting, begrensning, innsigelse og dataportabilitet. Kontakt oss på {store_contact}. Du kan klage til Datatilsynet eller din lokale personvernmyndighet.
>
> **Lagring på enheten din:** ingenting før du åpner chatten. Se {cookie_policy_link} for detaljer.
>

### Finnish [#notice-fi]

> **Chat-avustaja.** Verkkokauppamme käyttää tekoälypohjaista chat-avustajaa, ShopAssistia, jonka tarjoaa COEC (Tanska) ja jota ylläpidetään EU:ssa. Vastaamme tiedoistasi; ShopAssist käsittelee niitä puolestamme.
>
> **Mitä käsitellään:** kirjoittamasi viestit ja lataamasi kuvat (kuvat poistetaan 24 tunnin kuluttua); tilauksesi, kun olet kirjautunut sisään tai vahvistat tilauksen sähköpostitse lähettämällämme koodilla; sähköpostiosoitteesi ja nimesi, jos annat ne; tekniset tiedot, kuten kielesi ja sivu, jolla olet. Kirjoittamasi korttinumerot ja henkilötunnukset poistetaan automaattisesti.
>
> **Miksi:** vastataksemme kysymyksiisi, auttaaksemme sinua ostoksissa ja käsitelläksemme tilauksesi (sopimus) sekä parantaaksemme asiakaspalveluamme (oikeutettu etu). Suostumuksellasi: uutiskirjeet ja analytiikka, joka tunnistaa laitteesi.
>
> **Tekoälypalvelujen tarjoajat:** {ai_provider_sentence}.
>
> **Kuinka kauan:** keskustelut poistetaan {retention_days} päivän kuluttua niiden päättymisestä{delete_on_close_clause}; tilaukset {lead_months} kuukauden toimettomuuden jälkeen; saatavuusilmoitukset, kun ne on lähetetty, tai {bis_days} päivän kuluttua.
>
> **Keskustelet tekoälyn kanssa.** Voit milloin tahansa pyytää saada puhua ihmisen kanssa{handoff_clause}.
>
> **Oikeutesi:** tietojen saanti, oikaisu, poistaminen, käsittelyn rajoittaminen, vastustaminen ja siirrettävyys. Ota meihin yhteyttä: {store_contact}. Voit tehdä valituksen tietosuojaviranomaiselle.
>
> **Tallennus laitteellesi:** ei mitään ennen kuin avaat chatin. Lisätietoja: {cookie_policy_link}.
>

### Dutch [#notice-nl]

> **Chatassistent.** Onze winkel gebruikt een AI-chatassistent, ShopAssist, geleverd door COEC (Denemarken) en gehost in de EU. Wij zijn verantwoordelijk voor uw gegevens; ShopAssist verwerkt ze namens ons.
>
> **Wat wordt verwerkt:** de berichten die u schrijft en foto's die u uploadt (foto's worden na 24 uur verwijderd); uw bestellingen wanneer u bent ingelogd of een bestelling bevestigt met een code die we u e-mailen; uw e-mailadres en naam als u die opgeeft; technische gegevens zoals uw taal en de pagina waarop u zich bevindt. Kaartnummers en identiteitsnummers die u typt, worden automatisch verwijderd.
>
> **Waarom:** om uw vragen te beantwoorden, u te helpen bij het winkelen en uw bestellingen af te handelen (overeenkomst), en om onze klantenservice te verbeteren (gerechtvaardigd belang). Met uw toestemming: nieuwsbrieven en analyses die uw apparaat herkennen.
>
> **AI-aanbieders:** {ai_provider_sentence}.
>
> **Hoe lang:** gesprekken worden {retention_days} dagen na afloop verwijderd{delete_on_close_clause}; aanmeldingen na {lead_months} maanden zonder activiteit; meldingen over weer-op-voorraad nadat ze zijn verzonden of na {bis_days} dagen.
>
> **U praat met een AI.** U kunt op elk moment vragen om een medewerker{handoff_clause}.
>
> **Uw rechten:** inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid. Neem contact met ons op via {store_contact}. U kunt een klacht indienen bij uw toezichthouder voor gegevensbescherming.
>
> **Opslag op uw apparaat:** niets totdat u de chat opent. Zie {cookie_policy_link} voor de details.
>

### French [#notice-fr]

> **Assistant de chat.** Notre boutique utilise un assistant de chat basé sur l'IA, ShopAssist, fourni par COEC (Danemark) et hébergé dans l'UE. Nous sommes responsables de vos données ; ShopAssist les traite pour notre compte.
>
> **Données traitées :** les messages que vous écrivez et les photos que vous téléchargez (les photos sont supprimées au bout de 24 heures) ; vos commandes lorsque vous êtes connecté ou que vous vérifiez une commande avec un code que nous vous envoyons par e-mail ; votre adresse e-mail et votre nom si vous les indiquez ; des données techniques comme votre langue et la page que vous consultez. Les numéros de carte et d'identité que vous saisissez sont supprimés automatiquement.
>
> **Pourquoi :** pour répondre à vos questions, vous aider dans vos achats et traiter vos commandes (contrat), et pour améliorer notre service client (intérêt légitime). Avec votre consentement : newsletters et mesures d'audience qui reconnaissent votre appareil.
>
> **Fournisseurs d'IA :** {ai_provider_sentence}.
>
> **Durée de conservation :** les conversations sont supprimées {retention_days} jours après leur fin{delete_on_close_clause} ; les inscriptions après {lead_months} mois d'inactivité ; les alertes de retour en stock après leur envoi ou au bout de {bis_days} jours.
>
> **Vous parlez à une IA.** Vous pouvez demander à parler à une personne à tout moment{handoff_clause}.
>
> **Vos droits :** accès, rectification, effacement, limitation, opposition et portabilité. Contactez-nous à {store_contact}. Vous pouvez introduire une réclamation auprès de votre autorité de protection des données.
>
> **Stockage sur votre appareil :** rien tant que vous n'ouvrez pas le chat. Voir {cookie_policy_link} pour les détails.
>

### Spanish [#notice-es]

> **Asistente de chat.** Nuestra tienda utiliza un asistente de chat con IA, ShopAssist, proporcionado por COEC (Dinamarca) y alojado en la UE. Somos responsables de tus datos; ShopAssist los trata en nuestro nombre.
>
> **Qué se trata:** los mensajes que escribes y las fotos que subes (las fotos se eliminan a las 24 horas); tus pedidos cuando has iniciado sesión o verificas un pedido con un código que te enviamos por correo electrónico; tu dirección de correo electrónico y tu nombre si nos los facilitas; datos técnicos como tu idioma y la página en la que estás. Los números de tarjeta y de documentos de identidad que escribas se eliminan automáticamente.
>
> **Por qué:** para responder a tus preguntas, ayudarte a comprar y gestionar tus pedidos (contrato), y para mejorar nuestra atención al cliente (interés legítimo). Con tu consentimiento: boletines y analíticas que recuerdan tu dispositivo.
>
> **Proveedores de IA:** {ai_provider_sentence}.
>
> **Durante cuánto tiempo:** las conversaciones se eliminan {retention_days} días después de terminar{delete_on_close_clause}; las suscripciones tras {lead_months} meses sin actividad; los avisos de reposición una vez enviados o a los {bis_days} días.
>
> **Estás hablando con una IA.** Puedes pedir hablar con una persona en cualquier momento{handoff_clause}.
>
> **Tus derechos:** acceso, rectificación, supresión, limitación, oposición y portabilidad. Contáctanos en {store_contact}. Puedes presentar una reclamación ante tu autoridad de protección de datos.
>
> **Almacenamiento en tu dispositivo:** nada hasta que abras el chat. Consulta {cookie_policy_link} para más detalles.
>

### Italian [#notice-it]

> **Assistente chat.** Il nostro negozio utilizza un assistente chat basato sull'IA, ShopAssist, fornito da COEC (Danimarca) e ospitato nell'UE. Siamo responsabili dei tuoi dati; ShopAssist li tratta per nostro conto.
>
> **Cosa viene trattato:** i messaggi che scrivi e le foto che carichi (le foto vengono eliminate dopo 24 ore); i tuoi ordini quando hai effettuato l'accesso o verifichi un ordine con un codice che ti inviamo via e-mail; il tuo indirizzo e-mail e il tuo nome se li fornisci; dati tecnici come la tua lingua e la pagina in cui ti trovi. I numeri di carta e di documenti d'identità che digiti vengono rimossi automaticamente.
>
> **Perché:** per rispondere alle tue domande, aiutarti negli acquisti e gestire i tuoi ordini (contratto), e per migliorare il nostro servizio clienti (legittimo interesse). Con il tuo consenso: newsletter e statistiche che riconoscono il tuo dispositivo.
>
> **Fornitori di IA:** {ai_provider_sentence}.
>
> **Per quanto tempo:** le conversazioni vengono eliminate {retention_days} giorni dopo la loro conclusione{delete_on_close_clause}; le iscrizioni dopo {lead_months} mesi di inattività; gli avvisi di disponibilità dopo l'invio o dopo {bis_days} giorni.
>
> **Stai parlando con un'IA.** Puoi chiedere di parlare con una persona in qualsiasi momento{handoff_clause}.
>
> **I tuoi diritti:** accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione e portabilità. Contattaci a {store_contact}. Puoi presentare un reclamo alla tua autorità per la protezione dei dati.
>
> **Memorizzazione sul tuo dispositivo:** nulla finché non apri la chat. Vedi {cookie_policy_link} per i dettagli.
>

### Polish [#notice-pl]

> **Asystent czatu.** Nasz sklep korzysta z asystenta czatu opartego na AI, ShopAssist, dostarczanego przez COEC (Dania) i hostowanego w UE. Jesteśmy administratorem Twoich danych; ShopAssist przetwarza je w naszym imieniu.
>
> **Co jest przetwarzane:** wiadomości, które piszesz, i zdjęcia, które przesyłasz (zdjęcia są usuwane po 24 godzinach); Twoje zamówienia, gdy jesteś zalogowany lub potwierdzasz zamówienie kodem wysłanym e-mailem; Twój adres e-mail i imię, jeśli je podasz; dane techniczne, takie jak język i strona, na której jesteś. Wpisane numery kart i numery dokumentów tożsamości są usuwane automatycznie.
>
> **Dlaczego:** aby odpowiadać na Twoje pytania, pomagać w zakupach i obsługiwać zamówienia (umowa) oraz aby ulepszać naszą obsługę klienta (prawnie uzasadniony interes). Za Twoją zgodą: newslettery i analityka rozpoznająca Twoje urządzenie.
>
> **Dostawcy AI:** {ai_provider_sentence}.
>
> **Jak długo:** rozmowy są usuwane {retention_days} dni po ich zakończeniu{delete_on_close_clause}; zapisy po {lead_months} miesiącach braku aktywności; powiadomienia o dostępności po ich wysłaniu lub po {bis_days} dniach.
>
> **Rozmawiasz z AI.** W każdej chwili możesz poprosić o rozmowę z człowiekiem{handoff_clause}.
>
> **Twoje prawa:** dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, sprzeciw i przenoszenie danych. Skontaktuj się z nami: {store_contact}. Możesz złożyć skargę do organu ochrony danych.
>
> **Przechowywanie na Twoim urządzeniu:** nic, dopóki nie otworzysz czatu. Szczegóły: {cookie_policy_link}.
>

Link your privacy policy in **Settings → Store** so the widget shows it in its footer.